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Modèle de procès verbal de séance

Modèle de procès verbal de séance

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Chaque organisation enregistre son procès-verbal un peu différemment. Avoir une discussion avec le Président du Conseil sur les formats actuels ou attendus que vous êtes censé utiliser. Examinez les minutes de réunion passées à utiliser comme modèle. Demandez au Président du Conseil une copie de l`ordre du jour de la réunion, y compris les noms de tous les participants, y compris les invités ou les conférenciers. Si vous avez la moitié du temps pour accomplir quelque chose, vous devenez hyper-conscient de la façon dont vous utilisez ce temps. Et hyper-concentré pendant. La plupart de mes appels téléphoniques sont maintenant de 30 minutes ou moins. Mon podcast est de 15 à 20 minutes. Même plusieurs de mes conférences téléphoniques, avec plusieurs parties, sont de 30 minutes ou moins. Les gens sur les appels, conscients de la contrainte de temps, sont plus réfléchis quand ils parlent, et plus prudent de ne pas suivre tangentes qui ne sont pas utiles.

Dans votre rôle de Secrétaire, vous aurez essentiellement quatre étapes impliquées dans l`enregistrement des minutes de réunion efficaces. Vous devrez passer un peu de temps à planifier avant la réunion, prendre des notes pendant la réunion et rédiger un rapport formel après la réunion. Vous serez également responsable du dépôt et du partage des procès-verbaux de chaque réunion. Voici pourquoi: mon intensité est plus élevée (je sais que je n`ai que 30 minutes), je mange mieux (je ne compte pas sur mon entraînement pour garder Slim), j`intègre le mouvement plus dans ma journée (je ne m`appuie pas sur mon entraînement pour prendre soin de tous mes fitness), et je ne rate jamais une séance d`entraînement (je peux toujours trouver 30 minutes). Tout d`abord, juste parce qu`une session de modélisation est formelle, il ne signifie pas qu`il est nécessairement moins agile. Oui, la formalité a une mauvaise réputation parmi de nombreux développeurs, mais cela ne signifie pas qu`une session formelle ne peut pas être efficace. À une extrémité du spectre, vous avez des sessions de modélisation très formelles telles que les sessions de développement d`applications conjointes (JAD). Un JAD est une réunion facilitée et très structurée qui a des rôles spécifiques (animateur, participant, scribe, et observateur), des règles de comportement définies, y compris quand parler, et des suggestions pour l`organisation de la chambre (généralement une table en forme de U). Avant un JAD, il est courant de distribuer un programme bien défini et un ensemble d`informations que tout le monde devrait lire. Les procès-verbaux des réunions officielles sont écrits et distribués après un JAD, y compris une liste des éléments d`action attribués au cours du JAD que le facilitateur est responsable de s`assurer qu`ils sont effectivement exécutés. À l`autre extrémité du spectre sont des sessions de modélisation ad-hoc où l`impulsion pour les avoir est souvent la réalisation que vous avez besoin d`aide. Les gens sont rapidement réunis, j`espère que le «droit» des gens sont facilement disponibles, vous travaillez ensemble, et une fois que vous avez fait vous DISBAND rapidement.

Comme indiqué précédemment, les procès-verbaux sont un dossier officiel et légal de la réunion du Conseil. Dans une arène juridique, les procès-verbaux des réunions sont présumés corrects et peuvent être utilisés comme preuve juridique des faits qu`ils signalent. Les discussions du Conseil de document reflètent fidèlement les actions et les intentions des administrateurs du Conseil. Les conseils d`administration ont la responsabilité juridique, afin de garder l`information de base et la langue simple pour éviter toute complication juridique qui placent l`organisation à un désavantage dans toute procédure judiciaire. Utilisez les noms uniquement lors de l`enregistrement des mouvements et des secondes. Mais voici ce qui est moins évident: le coaching n`est pas tout simplement aussi puissant, c`est beaucoup plus. Lorsque l`entraîneur et le client savent tous les deux qu`ils ont seulement 30 minutes, ils se déplacent en vitesse élevée. Prendre de bonnes minutes de réunion à une réunion du Conseil d`administration est un rôle important et satisfaisant.

Les procès-verbaux des réunions du Conseil sont plus qu`une comptabilité générale des discussions du Conseil; ils servent de dossier officiel et légal de la réunion du Conseil d`administration. Les minutes sont utilisées de diverses façons, y compris le suivi des progrès, détaillant les plans futurs et servant de point de référence. Entre autres choses, vos procès-verbaux de réunion devraient refléter un registre des motions, des votes et des abstentions. Essayez-le vous-même. Passez une partie de vos réunions d`une heure à 30 minutes. Comme vous le faites, considérez ces trois étapes comme un moyen de rendre les 30 minutes les plus puissantes: il est préférable de joindre les documents de réunion et les pièces qui ont été mentionnées au cours de la réunion à la copie finale, plutôt que de résumer le contenu dans le procès-verbal.

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